จากตอนที่แล้วได้เห็นความสามารถของ Excel กับการจัดการข้อมูล ทั้งในเรื่องของการสร้างฟอร์ม การสร้างเงื่อนไขการกรอกข้อมูล สำหรับในตอนนี้มาดูเพิ่มเติมกันต่อนะครับ
เปลี่ยนเป็นตารางได้ประโยชน์มากขึ้น
หลายท่านคงเคยใช้คำสั่งจัดรูปแบบตารางใน Excel นอกจากเป็นการใส่สีสันและเส้นขอบให้แล้ว ยังมีประโยชน์ในด้านอื่นๆ อีกที่อาจจะไม่เคยใช้กันมาก่อนเลย
1. การแปลงข้อมูลให้เป็นตาราง สามารถทำได้สองวิธี คือการแปลงเป็นตารางเฉยๆ กับแปลงพร้อมตกแต่งสีและเส้นขอบ หลังจากที่ปาดเลือกข้อมูลที่ต้องการแปลงเป็นตารางเรียบร้อยแล้ว ให้เลือกไปตรงแท็บ Insert คลิกที่ปุ่ม Table จะเกิดกรอบคำถามว่า ต้องการแปลงข้อมูลเซลล์ไหนบ้างให้เป็นตาราง
แต่ถ้าต้องการแปลงพร้อมใส่เส้น และสีสัน ให้ไปตรงแท็บ Home คลิกเลือกตรง Format as Table เลือกรูปแบบตารางตามต้องการ (รูป 1)
2. ตอนนี้จากข้อมูลธรรมดาได้ถูกแปลงเป็นตารางให้เรียบร้อยแล้ว จุดที่อยากให้ไปดูเพิ่มเติมคือส่วนที่ใช้ปรับแต่งเกี่ยวกับตาราง ให้คลิกไปตรงแท็บ Design ของ Table Tools ภายในนั้นมีปุ่มคำสั่งเพื่อใช้จัดการกับตารางอยู่เยอะ ส่วนที่สำคัญๆ มีดังนี้
– Table Name สำคัญมาก ใช้ตั้งชื่อให้กับตารางข้อมูลชุดนี้ เพราะในชีท (Sheet) เดียวกัน อาจมีตารางอยู่หลายๆ ตาราง การตั้งชื่อจะช่วยให้การอ้างอิงข้อมูลถูกตารางมากยิ่งขึ้น เดี๋ยวในตอนหลังจะมีการใช้สูตรที่อ้างอิงกับชื่อตารางมาเป็นตัวอย่างให้ดูกันครับ
– ตรงกลุ่มคำสั่ง Table Style Options มีตัวเลือกว่าให้ตารางแสดงอะไรออกมาบ้าง
– Header Row เลือกเพื่อบอกว่า บรรทัดแรกเป็นหัวคอลัมน์ ไม่ใช่เป็นข้อมูล
– Total Row เลือกให้แสดงบรรทัดสรุปผลด้านล่างสุด
– Banded Rows เลือกเพื่อให้แสดงสีแบบแถวข้ามแถว ทำให้สะดวกต่อการดูข้อมูล
– Banded Columns เลือกเพื่อให้แสดงสีแบบคอลัมน์ข้ามคอลัมน์ ทำให้สะดวกต่อการดูข้อมูล
– First Column และ Last Column เลือกเพื่อให้แสดงข้อมูลที่เป็นคอลัมน์แรกสุด และคอลัมน์ท้ายสุด เด่นชัดสะดุดตา
– Filter Button ดูตรงหัวคอลัมน์ที่มีปุ่มลูกศรชี้ลง ส่วนนั้นเรียกว่า Filter Button เป็นปุ่มที่ใช้คัดกรองให้แสดงเหลือเฉพาะข้อมูลตรงเงื่อนไข (รูป 2)
3. มาดูการใช้งาน Filter Button กันครับ วิธีใช้งานไม่ยาก แค่คลิกไปตรงปุ่มลูกศรชี้ลง จะมีตัวเลือกให้เลือกว่า ต้องการเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย หรือเรียงโดยอาศัยสีเป็นตัวแบ่ง ส่วนล่างสุดเป็นเงื่อนไขให้แสดงข้อมูลอะไรบ้าง ซึ่งจะขึ้นอยู่กับข้อมูลในแต่ละคอลัมน์นั้น ว่ามีข้อมูลอะไร ในตัวอย่างได้กำหนดเงื่อนไขจากคอลัมน์ Position หากต้องการให้แสดงเฉพาะคนที่มีตำแหน่งเป็น Manager ก็ให้เลือกเหลือแต่ manager ไม่ต้องการเลือก Select All (รูป 3)
4. ข้อมูลที่แสดง หากแสดงตามเงื่อนไขที่กำหนด ให้สังเกตดูตรงหัวคอลัมน์จะปรากฏไอคอนการคัดกรองข้อมูลตามเงื่อนไขกำกับอยู่ เพื่อบอกให้ทราบว่า ข้อมูลที่เห็นอยู่ในขณะนี้ ไม่ใช่ข้อมูลทั้งหมด แต่เป็นข้อมูลที่ตรงเงื่อนไขแค่นั้น (รูป 4)
5. บางท่านมีความเห็นว่า การใช้งาน Filter Button ไม่ค่อยสะดวกเท่าไหร่ สามารถใช้อีกวิธีหนึ่ง ที่เรียกว่า Slicer โดยให้ไปที่แท็บ Design ของ Table tools คลิกไปตรงปุ่ม Insert Slicer จะเกิดหน้าต่างถามว่า ต้องการเปิด slicer ของข้อมูลคอลัมน์ไหนบ้าง ในตัวอย่างได้เลือกเปิดเฉพาะคอลัมน์ Position กับคอลัมน์ Address (รูป 5)
6. ในแต่ละ Slicer ของคอลัมน์ที่เลือกไว้ จะแสดงข้อมูลของคอลัมน์นั้นออกมา หากต้องการคัดดูเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับอะไร ก็เพียงแค่คลิกเลือกตรงข้อมูลตามต้องการจาก Slicer ของคอลัมน์นั้น และถ้าต้องการยกเลิกการคัดกรองข้อมูล ให้คลิกไปที่ปุ่มเครื่องหมายคัดกรองพร้อมกากบาทที่อยู่ตรงมุมบนขวาของ Slicer (รูป 6)
7. มาดูประโยชน์ของการมี Total Row หลังจากที่กำหนดให้มีปุ่ม Total Row จะอยู่ด้านล่างของตาราง ไม่เกี่ยวกับตาราง จุดสำคัญอยู่ที่แถวซึ่งเป็น Total Row แต่ละคอลัมน์จะมีฟังก์ชันให้คุณพร้อมเรียกใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น Sum, Count, Average, Max, Min หรือจะเรียกใช้ฟังก์ชันตัวอื่นก็ยังได้ (รูป 7)
อ้างอิงตารางในการเขียนสูตร
ข้อดีของการสร้างเป็นตาราง ยังช่วยได้มากกับเรื่องของการเขียนสูตร เรื่องสำคัญอย่างที่บอกมาแต่แรก คือควรตั้งชื่อตารางให้พร้อมเสียก่อน เพื่ออะไร? ก็เพื่อใช้อ้างอิงตอนเขียนสูตรที่จะพูดถึงกันในตอนนี้ครับ ตามตัวอย่างได้ตั้งชื่อตารางเป็น Employees
1. ในตัวอย่างได้สร้างคอลัมน์ขึ้นมาใหม่ เพื่อใช้คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7% จึงได้ตั้งชื่อคอลัมน์เป็นค่า 7% ไปเลย คือ 0.07
2. วิธีการเขียนสูตรหาภาษี ตามปกติที่เขียนคือ อ้างอิงจากชื่อเซลล์ แต่คราวนี้เมื่อข้อมูลเป็นตารางแล้ว หลังจากที่พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อเริ่มพิมพ์สูตร ก็ไม่ต้องอ้างอิงชื่อเซลล์ ให้คลิกไปตรงชื่อคอลัมน์ คือ Salary ได้เลย จากนั้นพิมพ์เครื่องหมายคูณ (*) แล้วไปคลิกตรงชื่อหัวคอลัมน์ .07 สูตรที่ได้จะเป็น =[@Salary]*Employees[[#Headers],[0.07]] เห็นไหมครับ ว่าชื่อตารางมีประโยชน์กันตรงนี้ (รูป 8)
3. มาดูกันต่อกับการเขียนสูตรที่อ้างอิงชื่อตาราง ในตัวอย่างจะหาผลรวมของคอลัมน์อะไรสักอย่าง เช่น ผลรวมของคอลัมน์ Salary วิธีการเขียนสูตรได้เริ่มต้นด้วยการพิมพ์ =@sum(ตามด้วยการพิมพ์ตัว e ซึ่งเป็นชื่อตัวแรกของตารางตามที่เราได้ตั้งไว้ให้ พบแล้วตารางชื่อว่า Employees ให้คลิกเลือกตาราง Employees ได้เลย (รูป 9)
4. ในขณะนี้สูตรที่ได้จะเป็น =@sum(Employees ให้พิมพ์เครื่องหมาย [ ตามเข้าไป จะปรากฏชื่อคอลัมน์ให้เลือกว่าต้องการหาผลรวมของคอลัมน์อะไร ในตัวอย่างได้เลือกเป็นคอลัมน์ Salary พร้อมกับตบท้ายด้วยการพิมพ์เครื่องหมาย ] และวงเล็บปิด (รูป 10)
สำหรับเนื้อหาในตอนหน้า มาติดตามเรื่องของการใช้งานด้านฐานข้อมูลในด้านอื่นๆ อีกครับ รับรองว่าได้ประโยชน์จาก Excel มากกว่าแต่ก่อนอย่างไม่ต้องสงสัย ….สวัสดีครับ
