สำหรับ Word 2013 ตอนที่ 2 นี้ จะมาดูเกี่ยวกับฟีเจอร์การติดตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับไฟล์เอกสาร (Tracking) ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากในการใช้งานไฟล์เดียวกันนี้กับหลายๆ บุคคล ทำให้รับรู้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาตรงไหน อย่างไร ใครเป็นคนเปลี่ยน เปลี่ยนเมื่อไหร่ ลองมาใช้กันดูนะครับ
ขั้นตอนเปิดใช้ฟีเจอร์ Tracking
1. คลิกตรงแท็บ REVIEW ดูตรง Tracking การเปิดใช้ฟีเจอร์ ให้คลิกตรง Track Changes เพื่อเปิดใช้ และหากต้องการใส่รหัสผ่าน เพื่อป้องกันไม่ให้ใครเข้ามาปรับเปลี่ยนเนื้อหาไฟล์ สามารถใส่รหัสผ่านป้องกันได้ โดยคลิกไปตรง Lock Tracking พร้อมกำหนดรหัสผ่านให้เรียบร้อย (รูป 1)
2. นับแต่นี้ไป เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในไฟล์เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการลบเนื้อหาทิ้ง การปรับเปลี่ยนรูปแบบ แตกต่างไปจากเดิมก่อนเริ่มเปิดใช้ฟีเจอร์ Track Changes จะเกิดการบันทึกรายการต่างๆ ให้เสร็จสรรพ โดยมีสัญลักษณ์บางอย่างสื่อให้คุณได้เห็นว่าตรงไหนมีการเปลี่ยนแปลงไปบ้าง (รูป 2)
3. เมื่อเห็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลง ก็จะมีทางเลือก ได้แก่ การยอมรับ (Accept) ไม่ยอมรับ (Reject) รวมถึงการเคลื่อนที่ไปยังจุดต่างๆ ที่มีการเปลี่ยนแปลง โดยที่ Previous ให้ย้อนกลับมาจุดที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ผ่านมา กับ Next ให้กระโดดไปยังจุดที่มีการเปลี่ยนแปลงต่อไป
เงื่อนไขของ Accept และ Reject จะคล้ายๆ กันครับ โดยมีเงื่อนไขคือ
– Accept and Move to Next หมายถึงยอมรับ และให้ย้ายไปยังจุดที่มีการเปลี่ยนแปลงจุดถัดไป
– Accept This Change ยอมรับการเปลี่ยนแปลงเฉพาะจุดนี้
– Accept All Changes ยอมรับทุกๆ จุดที่มีการเปลี่ยนแปลง
– Accept All Changes and Stop Tracking ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทุกๆ จุด พร้อมปิดการใช้งานฟีเจอร์ Tracking ไปด้วย
สำหรับ Reject ก็จะมีความหมายการทำงานที่เหมือนกัน เพียงแต่เปลี่ยนจากการยอมรับ เป็น ไม่ยอมรับ นะครับ (รูป 3)
4. ในการใช้งานจริงๆ การเลื่อนปุ่ม Previous กับ Next คงไม่สะดวกมากนัก และไม่เห็นภาพรวมทั้งหมดของการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในไฟล์ แนะนำให้เปิดใช้ Reviewing Pane ออกมา โดยกำหนดให้แสดงแบบแนวนอน หรือแนวตั้งได้ (รูป 4)
5. วิธีกำหนดรายละเอียดว่าจะให้แสดงการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง ให้มากำหนดตรงปุ่ม Show Markup โดยสามารถเลือกได้ว่าจะให้แสดงคอมเมนต์ (Comments), การเพิ่ม หรือลบข้อความ (Insertions and Deletions), การเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับฟอร์แมตข้อความ (Formatting) (รูป 5)
6. หากเห็นว่าการแสดงเครื่องหมายของการเปลี่ยนแปลงยังไม่เห็นเด่นชัด สามารถปรับรูปแบบการแสดง โดยปรับตรง Show Markup -> Balloons เลือกให้เป็น Show Revisions in Balloons โดยผลจะเป็นดังในรูป (รูป 6)
7. ตรงกำหนดส่วนแสดงความเปลี่ยนแปลง มีเรื่องของการใส่คอมเมนต์ (Comment) มาให้ด้วย สำหรับการเพิ่มคอมเมนต์ เข้าไปในไฟล์งาน ให้คลิกตรงปุ่ม New Comment แล้วลงมือพิมพ์คอมเมนต์ตามต้องการ (รูป 7)
การ Compare และ Combine
การ Compare เป็นการเปรียบเทียบไฟล์งาน 2 เวอร์ชัน ว่ามีความแตกต่างกันตรงส่วนไหนบ้าง สำหรับการ Combine เป็นการรวมเนื้อหาไฟล์ทั้ง 2 เวอร์ชัน เข้าไปเป็นไฟล์ใหม่ให้ เมื่อต้องการ Compare ให้คลิกไปตรงปุ่ม Compare จะเกิดหน้าต่าง Compare Documents ตามข้อกำหนดของการ Compare จะต้องเลือกไฟล์ต้นฉบับ (original) กับไฟล์ที่มีการใส่ความคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงเข้ามา (Revised)
คุณสามารถเลือกว่า จะให้โปรแกรมเปรียบเทียบ หรือไม่เปรียบเทียบอะไรบ้าง (Comparison settings) ซึ่งได้แก่ การลบ การแทรก การย้ายข้อความ การใส่คอมเมนต์ การเปลี่ยนแปลงฟอร์แมตข้อความ การใส่ตาราง ใส่เฮดเดอร์ ฟูตเตอร์ รวมไปถึงการใส่เท็กซ์บ็อกซ์ และฟิลด์
หลังจากเปรียบเทียบไฟล์ 2 เวอร์ชันเสร็จเรียบร้อยแล้ว สามารถเอาผลของการเปรียบเทียบออกมาเป็นไฟล์ใหม่ได้ ให้กำหนดตรง Show Changes in เป็น New Document (รูป 8)
ระบบการตรวจสอบคำ (Spelling)
แต่ไหนแต่ไร Word ได้ใส่ระบบการตรวจสอบคำมาให้ตั้งนานแล้ว ซึ่งระบบตรวจสอบคำ ช่วยให้การจัดพิมพ์เอกสารมีความถูกต้องมากขึ้น ตามปกติหลังจากติดตั้ง Word เสร็จเรียบร้อยแล้ว ควรติดตั้งระบบการตรวจสอบคำภาษาไทยให้เรียบร้อย โดยโปรแกรมจะขึ้นคำเตือนมาให้ หากยังไม่เคยติดตั้ง (รูป 9)
โดยปกติการตรวจสอบคำจะเป็นไปให้โดยอัตโนมัติ เมื่อระบบตรวจสอบพบคำผิด จะมีการหมายด้วยเส้นหยักสีแดง เมื่อคลิกขวาตรงนั้น ได้มีตัวเลือกคำถูกให้เลือก แต่ถ้าเป็นคำเฉพาะสามารถให้โปรแกรมผ่านไป (Ignore All) หรือหากต้องการเพิ่มคำนี้เป็นคำในดิกชันนารี เพื่อไม่ให้เป็นคำที่ผิดอีก ให้เลือกเป็น Add to Dictionary (รูป 10)
ตัวเลือกสำหรับเรื่องของระบบการตรวจสอบคำ ให้คลิกไปตรงเมนู File -> Word Options -> Proofing ดูตรงรายการ
– Check spelling as you type หมายถึงให้มีการตรวจสอบคำตั้งแต่ตอนพิมพ์กันเลย กรณีบางท่านอาจเคยเจอเมื่อไปใช้ Word ที่เครื่องอื่น แล้วพบว่าไม่มีการมาร์กคำผิดให้ แสดงว่ามีการยกเลิกรายการนี้ไม่ให้ทำงานนั่นเอง
– Mark grammar errors as you type เป็นการมาร์กคำที่สงสัยว่าผิดแกรมม่า ซึ่งจะใช้ควบคู่กับ Check grammar with spelling (รูป 11)
ได้เห็นฟีเจอร์เด่นของ Word กันในอีก 2 ด้าน ซึ่งเป็นข้อเด่นที่โปรแกรม Word ทำได้ดีมาตั้งแต่เวอร์ชันก่อนๆ และหลายท่านอาจจะลืมใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ไป แล้วพบกันในตอนต่อไป…สวัสดีครับ
=== คำถาม ===
1. หากเปิดเอกสารขึ้นมา แล้วไม่สามารถคลิกตรงปุ่ม Accept หรือ Reject ได้นั้น เป็นเพราะอะไร?
2. ไฟล์ที่ไม่สามารถ Compare ได้นั้น เป็นเพราะอะไร?
=== คำตอบ ===
1. เหตุผลเพราะว่า ไฟล์นั้นถูกใส่รหัสผ่านป้องกันการแก้ไข
2. ไฟล์ที่ไม่สามารถสั่ง Compare ได้ เป็นไฟล์ที่มีการใส่รหัสผ่านตรง Lock Tracking
 ซึ่งมีประโยชน์อย่างมาก){kind=link}