ทำไมเครื่องพิมพ์ยังจำเป็น ในยุคที่ Paperless กำลังมา

เคยสงสัยไหมว่าทำไมออฟฟิศยุคดิจิทัล ถึงขาดเครื่องพิมพ์ไม่ได้ เพราะถึงแม้การทำงานออนไลน์จะเปลี่ยนไฟล์เอกสารในรูปแบบกระดาษ มาอยู่บนหน้าจอ ส่งต่อให้กันผ่าน Cloud ในยุค Paperless ที่ธุรกิจต่างลดการใช้กระดาษลง แต่เครื่องพิมพ์กลับยังจำเป็น

ต้องยอมรับว่า แนวคิดออฟฟิศไร้กระดาษยังเป็นเรื่องที่น่ากลัวสำหรับธุรกิจ เพราะหลายองค์กรยังมองว่าเป็นสิ่งจำเป็น และกลายเป็นเรื่องกดดัน หากต้องยกเลิกใช้กระดาษไปอย่างชิ้นเชิง แม้การทำ Paperless จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างน่าสนใจก็ตาม

ขณะที่หลายหน่วยงานตัดสินใจปฏิเสธกระดาษ กลับพบแรงต้านเกิดขึ้นตามมา เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นกับคนงานชาวอังกฤษกว่า 500 คนใน Toluna Group ที่มีความเห็นว่ากระดาษเก็บข้อมูลได้ดีกว่า ไฟล์ดิจิทัลถึง 83 เปอร์เซ็นต์ และพวกเขาก็ชอบอ่านข้อมูลบนกระดาษมากกว่า

เหตุการณ์นี้สอดคล้องกับยอดขาย e-book ที่ยังลดลงอย่างมากในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ทั้งในสหรัฐอเมริกา และสหราชอาณาจักร เพราะผู้อ่านส่วนใหญ่ยังหลงใหลกับเสน่ห์ของหนังสือที่พิมพ์ด้วยกระดาษ

ด้วยความจำเป็นแตกต่าง ทำให้หลายธุรกิจยังคงต้องเก็บเอกสารด้วยกระดาษ เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางกฏหมาย และการเงิน ควบคู่ไปกับการเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ที่มีความปลอดภัย แก้ไขข้อมูลได้ง่ายกว่า และยากต่อการสูญหาย หรือโจรกรรมข้อมูลเพราะเข้ารหัสความปลอดภัยป้องกันได้

ด้วยเหตุผลที่ว่ามา ทำให้ “เครื่องพิมพ์” ยังคงเป็นอุปกรณ์ที่จำเป็นที่ธุรกิจต้องลงทุน ด้วยรูปแบบการใช้งานที่ถูกพัฒนาให้มีความหลากหลาย ใช้งานตอบโจทย์ครบทุกฟังก์ชั่นของคนทำงาน ไม่ว่าจะ สแกน ถ่ายเอกสาร พิมพ์ผ่านแฟลชไดร์ฟ ส่ง Fax รวมทั้งฟังก์ชั่นเสริมอื่น ๆ เช่นการพิมพ์ที่รวดเร็ว และการพิมพ์กระดาษสองหน้าพร้อมกันก็ทำได้

Techhub ขอพาคุณไปทำความรู้จักกับเครื่องพิมพ์ที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้ตั้งแต่ Home office ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ ที่มาพร้อมกับเทคโนโลยีล่าสุด ที่ช่วยให้การพิมพ์เอกสารไร้ข้อกังขาในยุค Paperless

เทคโนโลยี On-demand Fixing ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ Canon ช่วยให้ระบบฟิวซิ่งอุ่นเครื่องได้อย่างรวดเร็วและกินไฟน้อยกว่า เมื่อเทียบกับการออกแบบลูกกลิ้งหลอมละลายแบบทั่วไป ช่วยให้การพิมพ์งานแผ่นแรก (First Printout Time) ใช้ระยะเวลาเพียง 5.5 วินาที แตกต่างจากเครื่องพิมพ์ทั่วไปที่ต้องใช้เวลาเกือบ 10 วินาที เรียกว่าตอบโจทย์ออฟฟิศที่พิมพ์เอกสารต่อครั้งในปริมาณที่ไม่เยอะมาก แต่มีการสั่งพิมพ์บ่อยครั้งได้เป็นอย่างดี

เทคโนโลยี Auto Duplex Print ช่วยให้สั่งพิมพ์กระดาษสองหน้าได้อัตโนมัติ แตกต่างจากเครื่องพิมพ์ปกติที่ผู้ใช้ต้องกลับกระดาษเองเพื่อพิมพ์อีกด้าน ข้อดีคือช่วยร่นเวลาการพิมพ์และเพิ่ม Productivity ได้มากขึ้น

นอกจากนี้ ยังมีเทคโนโลยี Single-pass Two-sided Scanning ที่ช่วยสแกนกระดาษได้ทีเดียวสองหน้าพร้อมกัน ไม่ต้องสลับกระดาษแต่ละด้าน ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเร็วได้มากขึ้น โดยฟังก์ชั่นนี้มีอยู่ในเครื่องพิมพ์ Canon รุ่น MF445dw

สิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับเครื่องพิมพ์ในยุคดิจิทัล คือการต้องเชื่อมต่อผ่าน Wireless LAN ซึ่งเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่ของ Canon ก็รองรับการเชื่อมต่อ Wi-Fi 802.11 b/g/n (2.4 GHz) ทำให้สามารถสั่งพิมพ์ผ่าน Mobile Application ได้ รองรับได้ทั้ง iOS และ Android

อีกทั้งยังมาพร้อมกับฟังก์ชั่น Department ID management ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ในการพิมพ์ให้กับพนักงานแต่ละคน ได้ เช่น User 1 ได้สิทธิ์การพิมพ์ขาวดำเพียงอย่างเดียว และสามารถพิมพ์ได้ไม่เกิน 100 แผ่นภายใน 30 วัน แถมมีฟังก์ชั่น Scan & Send ช่วยให้ผู้ใช้สแกนเอกสารและส่งผ่านไปยังปลายทางต่าง ๆ ได้เช่น PC, USB flash drive , Mail , Folder Share และ Internet Fax

ส่วนในเรื่องความปลอดภัยนั้น เครื่องพิมพ์รุ่นใหม่ของ Canon ได้เพิ่มเติมระบบ Secure Print ที่ผู้ใช้จำเป็นต้องใส่รหัสผ่านก่อนสั่งพิมพ์ ช่วยป้องกันไม่ให้คนอื่นเข้าถึงเอกสารสำคัญ เช่น เอกสารสลิปเงินเดือน เป็นต้น

ทั้งนี้ ในรุ่น MF445dw ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษคือ Application Library ช่วยผู้ใช้ตั้งค่าหรือกำหนดรูปแบบการพิมพ์ที่ใช้งานบ่อย มาวางไว้บนหน้าจอได้ ไม่ว่าจะเป็น

⦁ Print Template (เก็บเอกสารหรือแบบฟอร์มที่มีการสั่งพิมพ์เป็นประจำไว้ที่เครื่องพิมพ์ สามารถสั่งพิมพ์ได้ทันที)
⦁ Standby Slide (สร้างสไลด์พักหน้าจอเครื่องพิมพ์ได้เองตามต้องการ)
⦁ Scan to Preset Destination (กำหนดปุ่มการสแกนเอกสารไปยังแต่ละปลายทาง)
⦁ ID Card Copy (สำเนาบัตรประชาชน)
⦁ Consumables Information (ข้อมูลปริมาณการใช้งานหมึกพิมพ์)
⦁ Fax and Store (การใช้งานแฟกซ์)
⦁ Name and scan  (กำหนดชื่อและตั้งค่าการสแกน)

เพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาเลือกหาเมนู

นอกจากนี้ยังหมดห่วงเรื่องเปลี่ยนหมึกพิมพ์ ที่เคยเป็นปัญหาใหญ่ของหลายองค์กร ที่ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญคอยแก้ปัญหา เพราะเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่ ถูกออกแบบมาให้ซีลผงหมึกถูกดึงเก็บเข้าไปด้านในตลับหมึกอัตโนมัติ ไม่ต้องแกะซีลด้านนอกออก เหมือนกับตลับหมึกทั่วไป ช่วยแก้ปัญหาหมึกเลอะ หรือเปลี่ยนหมึกยากไปได้

แล้วเครื่องพิมพ์รุ่นไหน จะมีฟังก์ชั่นที่ใช่ ตอบโจทย์การใช้งานของออฟฟิศยุคใหม่ได้อย่างลงตัว

Facebook Comments